Yazılım Satın Alırken Dikkat Edilmesi Gerekenler

Alakalı – alakasız bir çok sektöre çözüm ürettiklerini iddiada eden firmaların aslında alelacele ve amatörce program yaparak, çözüm yerine ekstra sorun ürettiler. Bu da sektörlerin programlara ve yazılım firmalarına şüphe ile yaklaşmalarına sebep oldu. Neredeyse simitçilere bile program yazmaya çalıştılar. Ne acı ki bu firmaların bazıları büyük paralar kazandıkları için kendilerini de büyük görmeye başladılar.

İşte bu noktada HOOOP diyorum. Yeter artık.

Buradan tüm KOBİ’lere ve sektörlere sesleniyorum. Alacağınız yazılımın ilk önce sakın fiyatına bakmayın. Tek ya da en önemli kriteriniz fiyat olmasın. Çok ucuza mal ettiğinizi zan ettiğiniz bir yazılım size olmadık yeni sorun ve sıkıntılar açabilir. Peki kendilerine sormaları gereken sorular ne olmalı ;

1. Bu yazılım sayesinde işlerim düzene girecek mi?

2. Bu yazılım sayesinde işlerim hızlanacak mı?

3. Bu yazılımı üreten veya satan firma ürününe ne kadar güveniyor?

4. Bu yazılımı üreten firma ürününe ne kadar destek veriyor?

5. Bu yazılımı üreten firma ne kadar profesyonel, işini ne kadar önemsiyor?

6. Bu yazılıma vereceğim para ne kadar sürede bana fazlasıyla geri dönecek?

Bunun yanında önemli hususlardan bazıları ise;

* Şirket Personelinin Eğitim ve beceri düzeylerinin tespit edilmemesi, yazılım ürünleri / hizmetleri satın alınırken yazılımı kullanacak olan kişilerin eğitim ve becerilerinin göz ardı edilmesi,

* Yazılım ürünleri satın alınırken şirket çalışanlarının mevcut sıkıntılarının ve önerilerinin alınmaması,

* Yazılım ürünleri satın alınırken şirketin mevcut verilerinin entegrasyonunun göz ardı edilmesi,

* Yazılım satın alınırken şirketin ileriki dönemlerde ihtiyaçlarının tanımlanmaması ve bu sebeple ileriki dönemlerde alınacak ek yazılımlarda entegrasyon sıkıntıları yaşanması,

Kriterleri ve önemli bazı hususlardan bahsettikten sonra, sizlere bir KOBİ’nin izlemesi gereken rotayı çizmek istiyorum;

Şirketlerin Yazılım Hizmeti Satın Alırken Dikkat Etmesi Gereken Noktalar:

1) Departmanlar Bazında İşleri Tanımlayın:
a) Şirketinizin bütün departmanları için İş Akış Şemaları oluşturun, veya mevcut iş akış şemalarınızı gözden geçirip güncelleyin.
b) Dosya bazında, müşteri bazında iş akışlarını takip edin. İş Akış Şemalarınızın tutarlılığını kontrol edin.

2) Problemlerinizi Tanımlayın:
a) Departmanlar Toplantıları ve Genel Katılımlı Toplantılarla iş akışlarınızdaki problemlerinizi belirleyin.
b) Farklı departmanlarda aynı işe ya da dosyaya veya müşteriye yönelik olarak yapılan işlemleri tanımlayın.
c) Varsa mükerrer işleri tespit edin.

3) Hedeflerinizi Tanımlayın:
a) Departmanlar bazında ve Şirket Geneli için hedeflerinizi belirleyin.
b) Yazılım’dan beklentilerinizi ve Yazılım ile ulaşmak istediğiniz hedefleri belirleyin. Bu hedefler, hızlı gelişme, daha iyi müşteri hizmeti, daha iyi kalite veya daha düşük fiyat gibi belirgin şeyler olmalıdır.
c) Sadece bir departmanda kullanılacak bile olsa alınacak yazılım ürünün ya da hizmetinin, diğer departmanlardaki işleri, süreçleri nasıl etkileyebileceğini analiz edin.

4) Satın Alma Süreci:
a) Hizmet sağlayacak firmadan beklentilerinizi tanımlayın.
b) Piyasa araştırması yapın, sektörünüze hizmet veren firmaları veya benzer yazılımlar üreten firmaları tespit edin.
c) Firmalardan proje dokümanlarını ve takvimini de içeren detaylı teklifler alın.
d) Sağlayıcı firmalarla yüz yüze görüşün, firmayı ve ekibini iyi tanıyın.
e) Hizmet sağlayıcı firmalar hakkında referans araştırması yapın. Hizmet verdikleri müşterilerle görüşün. Hangi hizmeti aldıklarını, ürünün başarısını, memnun oldukları ve olmadıkları konuları irdeleyin.
f) Edindiğiniz bilgilerle her bir üreticinin zayıf ve güçlü yanlarını değerlendirin.
g) Hizmet sağlayıcı firma ile aranızdaki ilişkide olası her türlü durumun açıklandığı özel sözleşmeler hazırlayın.

5) Teknoloji Danışmanlık Hizmeti Alın:
a) İhtiyaçlarınızı doğru tanımlayabilmek için teknoloji danışmanlık hizmeti alın.
b) Size hizmet verebilecek kuruluş araştırmaları için teknoloji danışmanlık hizmeti alın.
c) Hizmet sağlayıcılar arasından doğru seçimi yapabilmek için teknoloji danışmanlık hizmeti alın.
d) Doğru ürünü seçebilmek için teknoloji danışmanlık hizmeti alın.

Hehe... Hadi şimdi bu yazıyı okuyan şirket sahiplerine satın o uyduruk yazılımlarınızıda göreyim :P